Auskunftsersuchen von Polizei und Staatsanwaltschaft

Nicht selten treten Beamte oder Mitarbeiter der Polizei und Staatsanwaltschaft im Rahmen ihrer Ermittlungstätigkeit an private Unternehmen heran, um sachdienliche Informationen zu erlangen. Häufig wird auch die Auskunft über personenbezogene Daten verlangt, z.B. Mitarbeiter- oder Kundendaten.  

Sollen die entsprechenden Informationen an die auskunftsersuchende Stelle übermittelt werden, handelt es sich aber um eine rechtfertigungsbedürftige Datenverarbeitung iSd. Art. 4 Nr. 2 DSGVO. Denn auch wenn es sich um staatliche Stellen handelt, die Auskunft verlangen, so muss auch bei dieser Datenverarbeitung der Grundsatz der Rechtmäßigkeit gem. Art. 5 Abs. 1 lit. a DSGVO eingehalten werden. Aber wann genau ist die Übermittlung legitim? 

Die richtige Rechtsgrundlage 

Gerechtfertigt ist eine Datenübermittlung, auch an staatliche Stellen nur dann, wenn gemäß des Verbotsprinzips mit Erlaubnisvorbehalt eine Rechtfertigung gem. Art. 6 DSGVO vorliegt.  

Bei Auskunftsersuchen von Polizei und Staatsanwaltschaft ist die Einwilligung des Betroffenen gem. Art. 6 Abs. lit. a DSGVO nicht praxisrelevant.  

Alternativ könnte neben einer rechtlichen Verpflichtung zur Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO, auch an eine Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse vorliegen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO). Jedoch handeln grundsätzlich nur Träger öffentlicher Gewalt im öffentlichen Interesse, sodass das angefragte Unternehmen nur dann berechtigt (und verpflichtet) ist die Daten herauszugeben, wenn die Anforderungen des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO vorliegen. Erforderlich ist demnach gem. § 6 Abs. 3 DSGVO eine spezielle Rechtsgrundlage aus dem deutschen oder dem Unionsrecht. In Frage kommt hier deshalb allein ein Verwaltungsakt der Strafverfolgungsbehörden.  

Anforderungen an den Verantwortlichen 

Um als Verantwortlicher rechtlich abgesichert zu sein, wenn Daten in Folge eines Auskunftsersuchens an die entsprechende Behörde herausgegeben werden, muss darauf geachtet werden, dass Sie auch tatsächlich rechtlich verpflichtet sind, die Daten zu übermitteln. Dies ist i.d.R. nur dann der Fall, wenn dem Ersuchen ein wirksamer Verwaltungsakt zugrunde liegt. Ein solcher kann zwar grundsätzlich auch mündlich erfolgen. Da Sie aber nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO rechenschafts- und beweispflichtig sind, sollten Sie sich einen mündlichen Verwaltungsakt immer nach § 37 Abs. 2 S. 2 Verwaltungsverfahrensgesetz (Bund) bestätigen lassen. Dabei sollte insbesondere geprüft werden, ob die erlassende Behörde aus dem Dokument hervorgeht. 

Inhaltlich hingegen müssen Sie nicht prüfen, ob die Behörde selbst berechtigt ist, einen Verwaltungsakt mit entsprechendem Inhalt zu erlassen, d.h. ob eine polizeirechtliche oder strafprozessuale Ermächtigungsgrundlage vorliegt.  

Sie müssen aber prüfen, ob Sie nach Art. 13 Abs. 3 DSGVO dazu verpflichtet sind, den Betroffenen über die Zweckänderung der Datenverarbeitung zu informieren. Eine Informationspflicht könnte bspw. Entfallen, weil es sich um vertrauliche Informationen iSd. § 32 Abs. 1 Nr. 5 BDSG oder eine Gefährdung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung nach § 32 Abs. 1 Nr. 3 BDSG handeln könnte. Ob dies der Fall ist, sollte sich aus dem schriftlich bestätigten Verwaltungsakt ergeben.  

Wenn Ihnen ein Auskunftsersuchen einer Behörde vorliegt, unterstützen wir Sie gerne bei der datenschutzrechtlichen Absicherung.