Microsoft plant ab Dezember 2025 ein Teams-Update, das den Arbeitsort automatisch auf „Büro“ setzt, sobald sich Mitarbeitende mit dem unternehmenseigenen WLAN verbinden. Wir klären darüber auf, was das konkret bedeutet und was Arbeitgeber und Beschäftigte beachten sollten.

Wie funktioniert die automatische Anwesenheitserfassung?

Die Funktion arbeitet signalbasiert: Teams gleicht die Verbindung mit hinterlegten Büro-Netzkennungen (etwa SSID, MAC-Adresse oder anderen netznahen Merkmalen) ab. Wird das Office-WLAN erkannt, setzt die App den Arbeitsort automatisch auf das zugeordnete Gebäude bzw. den Standort. Ein GPS-Tracking findet dabei nicht statt; die Erkennung beschränkt sich ausschließlich auf das Unternehmens-WLAN und setzt die Zustimmung der Mitarbeitenden voraus.

Wie erfolgt die Zustimmung durch die Beschäftigten?

Das ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht klar. Die Zustimmung wird aber – zumindest nach jetzigem Kenntnisstand – in der App selbst abgeholt: Die IT aktiviert die Funktion für alle Beschäftigten und hinterlegt die Büro-WLANs; beim ersten Erkennen eines solchen Netzes oder beim nächsten Teams-Start erscheint voraussichtlich ein klarer Hinweis/Dialog (oder Banner) auf dem Bildschirm des Mitarbeitenden, der erklärt, dass Teams den Arbeitsort automatisch auf „Büro“ setzen darf. Dort treffen Mitarbeitende dann ihre Entscheidung (Zustimmen oder Ablehnen) und können einen Link zu weiteren Infos (z. B. Intranet-FAQ/Datenschutzhinweisen) aufrufen.

Die Wahl wird protokolliert und lässt sich später wahrscheinlich in den Einstellungen (z. B. Bereich „Datenschutz“ oder „Arbeitsort/Work location“) einsehen und widerrufen. Wichtig: Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert; ohne Aktivierung durch die IT und ohne explizite Zustimmung wird keine automatische Kennzeichnung erfolgen.

Was ist bei der automatisierten Überwachung der Büro-Anwesenheit datenschutzrechtlich zu beachten?

Die automatisierte Erfassung der Büro-Anwesenheit stellt eine Verarbeitung personenbezogener Daten dar und bedarf gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO einer Rechtsgrundlage. Als Rechtsgrundlage kommt etwa die Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO in Betracht. Allerdings muss die Einwilligung gemäß Art. 7 DSGVO nicht nur informiert, sondern auch freiwillig erfolgen.

Im Arbeitsverhältnis besteht jedoch ein Machtungleichgewicht zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten. Aus diesem Grund zweifeln Gerichte und Aufsichtsbehörden die Freiwilligkeit im Kontext des Beschäftigungsverhältnisses oft an. In manchen Fällen wird eine wirksame Einwilligung deshalb auch verneint. Das könnte bei der Zustimmung für eine automatisierte Erfassung der Büro-Anwesenheit ebenfalls problematisiert werden.

Wir als externe Datenschutzbeauftragte empfehlen daher, – wo möglich – neben der Einwilligung, auch auf eine Betriebsvereinbarung als Rechtsgrundlage gemäß Art. 88 Abs. 1 DSGVO zu setzen und sich rechtzeitig mit Ihrem Betriebsrat dazu zu verständigen. Denn die Betriebsvereinbarung muss laut EuGH-Urteil (Urteil vom 19.12.2024 C-65/23), nicht nur die Anforderungen von Art. 88 Abs. 2 DSGVO erfüllen, sondern auch die allgemeinen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung, insbesondere Art. 5, Art. 6 Abs. 1 sowie Art. 9 Abs. 1 und 2 DSGVO. Dies bedeutet, dass Betriebsvereinbarungen als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Beschäftigungskontext stets im Einklang mit den Grundsätzen der DSGVO stehen müssen.

Wichtig ist zudem die Zweckbindung nach Art. 5 Abs. 1 b) DSGVO: Wird die WLAN-Erkennung eingeführt, darf sie ausschließlich dem erklärten Zweck dienen – etwa der arbeitsorganisatorischen Anzeige des Arbeitsorts (Büro/Homeoffice) und der besseren Kollaboration. Eine Überwachung oder Leistungskontrolle ist damit nicht vereinbar. Insbesondere dürfen aus den Statusdaten keine Verhaltens- oder Präsenzprofile erstellt und z.B. keine Rückschlüsse zur Durchsetzung von Office-Regeln (etwa „3-Tage-im-Büro“-Vorgaben) gezogen werden.

Unternehmen sollten diese Zweckbindung in der Betriebsvereinbarung klar dokumentieren, Auswertungen technisch begrenzen (z. B. keine Historien- oder Individualreports) und Löschfristen festlegen – so bleibt die Funktion ein neutrales Arbeitssignal und kein Kontrollinstrument.

Was Unternehmen jetzt vorbereiten sollten

• Bevor die Funktion aktiviert wird, sollten Unternehmen deutlich überlegen, ob die neue Funktion wirklich aktiviert werden soll und wenn ja, wofür die Erkennung genutzt wird, welche Daten in welchem Umfang anfallen und wie lange sie aufbewahrt werden.
• Binden Sie den Betriebsrat frühzeitig ein, prüfen Sie die Mitbestimmung und regeln Sie alles in einer Betriebsvereinbarung mit Zweckbindung, Löschfristen und engen Auswertungsgrenzen.
• Begrenzen Sie die Auswertung strikt auf den Anwesenheits-Status; Leistungs- oder Verhaltenskontrollen sind tabu.
• Sorgen Sie für Transparenz durch eine kurze Infoseite bzw. FAQ im Intranet und in Teams

Was bedeutet die neue MS Teams Funktion für Mitarbeitende?

Bevor Sie der automatischen Erkennung zustimmen, sollten Sie klar und verständlich darüber informiert worden sein, wozu diese Funktion dient und was genau angezeigt wird. Danach können Sie im Zustimmungsdialog eine Entscheidung treffen: zustimmen oder ablehnen. Ihre getroffene Entscheidung sollten Sie später in den Einstellungen einsehen  und widerrufen können.

Behalten Sie auch Ihren eigenen Status im Blick. Bei Fehlzuordnungen (es wird z.B. angezeigt, dass Sie sich im Büro aufhalten, obwohl Sie sich gerade im Home-Office befinden) sollten sie diese sofort Ihrer IT-Abteilung melden und korrigieren lassen.

FAQ – kurz beantwortet

• Startet das Feature automatisch?
  Nein. Es bleibt deaktiviert, bis die IT es aktiviert und Sie eine Zustimmung erteilt haben.
• Erfolgt Standort-Tracking außerhalb des Büros?
  Nein. Die Erkennung bezieht sich nur auf hinterlegte Office-WLANs.
• Sieht die Führungskraft Live-Standorte?
  Live-Tracking oder Bewegungsprofile sind nicht vorgesehen.
• Was, wenn mein WLAN zu Hause „wie im Büro“ heißt?
  Die IT hinterlegt eindeutige Kennungen; die Einrichtung sollte SSID-Spoofing und ähnliche Tricks abfangen.

Fazit

Das Update automatisiert einen bislang manuellen Schritt. Der Mehrwert entsteht durch Bequemlichkeit und Transparenz im Arbeitsalltag – ohne saubere Governance kippt der Effekt jedoch ins Misstrauen. Entscheidend sind klare Regeln, Mitbestimmung, begrenzte Auswertungen und stringente Kommunikation. Damit bleibt die Funktion hilfreich statt kontrollierend.

Veröffentlicht am 30. Oktober 2025