Pflegeversicherung und Elternnachweis: Neue Beitragsregeln und deren Datenschutzanforderungen

Seit dem 01. Juli 2023 gilt für alle Arbeitnehmer die Änderung des Sozialgesetzbuches XI – genauer gesagt dem § 55 des Pflegeunterstützungs- und Entlastungsgesetzes. Die Neuerungen betreffen sowohl eine generelle Erhöhung der Beiträge in der Pflegeversicherung als auch eine Erhöhung des Beitragszuschlags für kinderlose Arbeitnehmer. Dabei sind unter anderem auch einige datenschutzrechtlich relevante Punkte beim Nachweis der Elterneigenschaft und der Anzahl der Kinder zu beachten.

Welche Änderungen gibt es?

In der früheren Fassung des Sozialgesetzbuches war ein fixer Beitragssatz von 3,05 Prozent des Einkommens, mit einem Zusatzbeitrag von 0,35 Prozent für kinderlose, abhängig beschäftigte Personen über 23 Jahren vorgesehen. Um hiervon befreit werden zu können, wurden Eltern dazu angehalten, ihre Elterneigenschaft nachzuweisen. Weitere Entlastungen gab es darüber hinaus jedoch nicht.

Dies wurde allerdings vergangenen Juli geändert, indem neben dem allgemeinen Beitragssatz auch die Regelungen für arbeitnehmende Eltern angepasst wurden. So beträgt der generelle Beitragssatz mittlerweile 3,4 Prozent, mit einem Zusatzbeitrag von insgesamt 0,6 Prozent für kinderlose Arbeitnehmer.
Eltern werden außerdem ab dem zweiten bis zum fünften Kind um jeweils 0,25 Prozentpunkte zusätzlich entlastet, vorausgesetzt die Kinder sind unter 25 Jahre alt. Um dies in Anspruch nehmen zu können, muss allerdings sowohl die Elterneigenschaft als auch das Alter der Kinder nachgewiesen werden. Konkrete Anforderungen an die Art des Nachweises regelt das Gesetz zwar nicht, jedoch gibt es momentan sowohl eine Empfehlung des Spitzenverbandes Bund für Krankenkassen (GKV- Spitzenverband) als auch die Möglichkeit zu einem vereinfachten Nachweisverfahren.

Was ist datenschutzrechtlich beim Nachweis der Elterneigenschaft zu beachten?

Da Arbeitgeber die angesprochenen Beiträge abführen, ist eine Beschaffung der erforderlichen Nachweise auch zwangsweise mit der Verarbeitung personenbezogener Daten der Beschäftigten verbunden.
Das bedeutet datenschutzrechtlich erstmal grundsätzlich, dass sie die Beschäftigten im Rahmen der Anforderung der Nachweise gemäß Artikel 13 und 14 DSGVO über den Verwendungszweck der Daten, die Speicherdauer und mögliche Datenempfänger informieren müssen.
Zusätzlich muss sichergestellt werden, dass die gesammelten Daten gemäß Artikel 17 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO gelöscht werden, wenn der Verwendungszweck nicht mehr besteht. Der Spitzenverband empfiehlt, die Nachweise für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses plus vier weitere Kalenderjahre aufzubewahren.
Um nun auch bei der eigentlichen Datenerhebung und -aufbewahrung allen Datenschutzbestimmungen nachzukommen, sollten Arbeitgeber zunächst überprüfen, ob ihnen möglicherweise bereits Informationen zur Elterneigenschaft und der Kinderzahl aus bestehenden Personalakten vorliegen. Sollten diese Angaben bereits zur Verfügung stehen, ist auch im Sinne des Grundsatzes der Datenminimierung keine erneute Datenerhebung erforderlich (gemäß § 55 Abs. 3a S. 1 SGB XI).

Falls diese Informationen nicht vorhanden sind, stehen den Arbeitgebern nun zwei alternative Nachweisverfahren zur Verfügung:

• das vereinfachte Nachweisverfahren
• die Einholung von Nachweisen gemäß den Empfehlungen des GKV-Spitzenverbands

Das vereinfachte Nachweisverfahren

Von Juli 2023 bis 30. Juni 2025 ermöglicht der Gesetzgeber demnach ein sogenanntes vereinfachtes Nachweisverfahren. Dabei genügt es, wenn Arbeitnehmer auf Anfrage dem Arbeitgeber die benötigten Informationen zu ihren berücksichtigungsfähigen Kindern mitteilen (gemäß § 55 Abs. 3d Satz 2 SGB XI). Dies kann zum Beispiel über ein Formular unter Angabe des Geburtstages geschehen, welches lediglich die Grundsätze des Datenschutzes einzuhalten hat und damit auf das Nötigste beschränkt werden muss. Auf konkrete Nachweise wie Geburtsurkunden kann folglich in diesem Verfahren noch verzichtet werden.
Ab dem 31. März 2025 wird dann voraussichtlich ein digitales Nachweisverfahren eingeführt, welches Arbeitgebern ermöglichen soll, die benötigten Informationen digital abzurufen.

Nachweise nach den Empfehlungen des Spitzenverbandes

Abseits des vereinfachten Nachweisverfahrens können Arbeitgeber den Nachweis gemäß den Empfehlungen des Spitzenverbandes führen. Einzusehen ist dieser online unter: https://www.gkv-spitzenverband.de/media/dokumente/pflegeversicherung/grundprinzipien/2023-07-11_Endfassung_GH_Beitragssatzdifferenzierung_Pflege.pdf

In diesen Empfehlungen werden verschiedene Dokumente aufgeführt, die je nach Art der Elternschaft als Nachweis verwendet werden können, wie beispielsweise Geburts-, Abstammungs- oder Adoptionsurkunden.
Wichtig zu beachten ist dabei, dass einige dieser Dokumente sensible persönliche Daten enthalten, die für den Nachweis der Elterneigenschaft und der Anzahl der Kinder nicht erforderlich sind. Arbeitgeber sollten deshalb ihre Beschäftigten im Rahmen dieses Verfahrens darauf hinweisen, unnötige Informationen vor dem Übermitteln der Dokumente zu schwärzen und gegebenenfalls selbst Schwärzungen vorzunehmen.

Digitales Nachweisverfahren ab April 2025

Um den Verwaltungsaufwand für Mitglieder der sozialen Pflegekassen und Arbeitgeber zu reduzieren, soll zum 31. März 2025 ein digitales Verfahren zur Erfassung und Bestätigung von Elterneigenschaft und Kinderzahl entwickelt werden (gemäß § 55 Abs. 3c SGB XI).
Ab April 2025 haben Arbeitgeber dadurch die Option, die benötigten Informationen gemäß den Empfehlungen des Spitzenverbandes oder über das digitale Verfahren abzurufen.

Fazit:

Durch die Gesetzesänderung kommt arbeitenden Eltern nun erfreulicherweise eine kleine Entlastung entgegen. Auch Arbeitgebern wird bis zum 30. Juni 2025 durch das gewährte vereinfachte Nachweisverfahren die Aufgabe zur Nachweisführung erleichtert. Dennoch sind natürlich, egal in welchem Verfahren, die aufgezeigten datenschutzrechtlichen Anforderungen zu beachten.

Sollten auch Sie Hilfe oder Fragen zur Umsetzung des Nachweisverfahrens in Ihrem Unternehmen haben, wenden Sie sich gerne an uns.