KI-Transkription bei Videocalls: Das müssen Sie beachten

Unter welchen Voraussetzungen darf KI eigentlich mitschreiben und mithören? KI-gestützte Transkriptionssoftware in Videoanrufen und Konferenzen ist zunehmend im Einsatz und die Nutzung wirft Fragestellungen auf: zu Datenschutz, Transparenz, Informationssicherheit und Rechtmäßigkeit.

Es wird Effizienz, Wissensaustausch und saubere Protokollführung versprochen, aber die Kehrseite deckt eine komplexe Realität zwischen Einwilligung, Selbstzensur und Informationssicherheit auf.

Die Funktion der KI-Transkription und ihre Effizienz

KI-gestützte Transkriptionssoftware wird vermehrt als zusätzliche Partei in Videoanrufen eingeschaltet und übernimmt die Aufgabe, aufzuzeichnen und zu protokollieren.

Es werden alle getätigten Aussagen, Kommentare etc. vorerst gespeichert. Das bewirkt schon die ersten Bauchschmerzen. Die Vertraulichkeit eines gesprochenen Austauschs verliert ihre Integrität.  

Diese Methode ist aber zeiteffizient und bietet saubere, vollständige Aufzeichnungen. Wesentliche Inhalte werden dokumentiert und leicht zugänglich gemacht, um den Wissensaustausch zu verbessern. Die KIs können auch dazu beitragen, die Produktivität zu steigern, indem sie Kernpunkte strukturiert ausarbeiten.

Das Risiko unzureichender Zugriffs- und Sicherheitsmaßnahmen

Aber was müssen die User dafür in Kauf nehmen? Besonders in der EU gibt es viele Vorgaben für die DSGVO-konforme Verwendung von KI-Transkription. Von der Privatsphäre bis hin zur Transparenz gibt es Fallstricke.

Datenschutz

Die Aufzeichnung der Daten stellt einen Eingriff in die Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten dar. Es werden personenbezogen Daten wie Stimme und Gesprächsinhalte verarbeitet. Eine ausdrückliche, freiwillige und informierte vorherige Einwilligung ist geboten. Fraglich ist jedoch, ob die Freiwilligkeit eingeschränkt ist, wenn die Verneinung zur Folge hat, dass die Betroffenen gar nicht mehr an dem Austausch teilhaben. Es wird ein impliziter Druck ausgeübt, die Beteiligten können zustimmen oder verzichten, die Folgen haben sie selbst zu tragen.

Informationssicherheit, Transparenz

Die Inhalte von Meetings umfassen oft vertrauliche Informationen, infolgedessen ist auch die angemessene Sicherung unerlässlich. Die Daten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Unternehmen müssen neben der allgemeinen Zustimmung Transparenz schaffen, indem sie alle Teilnehmenden zu Löschung, Revision, Speicherung und den Zweck der Datenverarbeitung vollumfänglich informieren. Zudem sind angemessene technische und organisatorische Maßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrolle Pflicht, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden. Die Maßnahmen stärken das Nutzervertrauen.

Selbstzensur

Das Wissen um die automatische Mitschrift verändert das Verhalten von Gesprächs-Teilnehmenden. Betroffene könnten sich selbst zensieren, weniger offen äußern oder ihre Beiträge zu Diskussionen anpassen. Gerade in der Pilot-Phase wird dadurch der offene Austausch untergraben. Vertrauen und Innovation gehen zurück, denn der Druck steigt und die Gefahr einer Überwachung herrscht darüber, wie ihre Aussagen im Nachhinein gelesen oder verstanden werden könnten.

Chancen nutzen – Risiken verwalten

Effizienz und Transparenz in Einklang zu bringen, erfordert klare interne Regelungen. Um Autonomie und vertraulichen Austausch zu wahren, sollten sensible Meetings ausdrücklich von Transkriptionen ausgenommen bleiben. Informationsorientierte Sitzungen und Webinare hingegen profitieren von einer Transkription, um Wissen nachhaltig zugänglich zu machen und Austausch zu fördern. Die freiwillige und informierte Einwilligung aller Beteiligten ist dabei der Schlüssel zu echter DSGVO-Konformität.

Veröffentlicht am 14. Oktober 2025