Welche Informationen darf der Arbeitgeber im Bewerbungsprozess abfragen?

Im Bewerbungsprozess dürfen Arbeitgeber nur solche personenbezogenen Daten erheben, die angemessen, erheblich und für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind (Datenminimierungsgrundsatz, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Hierzu zählen insbesondere die Stammdaten des Bewerbers oder der Bewerberin wie Name, Anschrift und E-Mail-Adresse sowie Angaben zur Ausbildung, zum beruflichen Werdegang und zu fachlichen Qualifikationen.

Inwiefern könnte eine hierüber hinausgehende Datenabfrage problematisch sein?

• Gewerkschaftszugehörigkeit: Das Abfragen ist grundsätzlich verboten
• Politische, religiöse oder philosophische Überzeugungen: Grundsätzlich unzulässig.
• Ausnahme: Tendenzbetriebe (bspw. kirchliche Einrichtungen) bei engem Tätigkeitsbezug
• Gesundheitsdaten: Nur eingeschränkt zulässig, beispielsweise wenn die Erhebung zwingend für die konkrete Tätigkeit erforderlich ist (Sehtests bei Piloten)
• Schwangerschaft, Kinderwunsch und aktuelle Kinderbetreuungspflichten: Stets unzulässig
• Vorstrafen: Nur erlaubt, wenn ein konkreter und einschlägiger Bezug zur Tätigkeit besteht
• Alkohol- und Drogenabhängigkeit: Zulässig, wenn die Abhängigkeit die Erfüllung der arbeitsvertraglichen Pflichten beeinträchtigen könnte (beispielsweise bei Piloten oder Kraftfahrern)
• Privatleben und sexuelle Orientierung: sind grundsätzlich nicht erlaubt

Inwieweit ist eine Internetrecherche des Arbeitgebers zulässig?

Zusätzlich zu den Informationen, die der Bewerber oder die Bewerberin freiwillig zur Verfügung stellt, könnte der Arbeitgeber in Erwägung ziehen, selbstständig weitere Informationen über den Arbeitnehmer einzuholen. Die Erhebung personenbezogener Daten durch Internetrecherche ist rechtlich sensibel. Der Arbeitgeber darf Daten nicht allein deshalb verarbeiten, weil der Bewerber oder die Bewerberin sie selbst öffentlich zugänglich gemacht hat. Inhalte aus sozialen Netzwerken wie Instagram, TikTok oder Facebook sind regelmäßig dem privaten Lebensbereich zuzuordnen und daher für die Begründung eines Arbeitsverhältnisses grundsätzlich nicht erforderlich.

Anders zu bewerten sind Daten aus berufsbezogenen Netzwerken wie Xing oder LinkedIn. Diese Plattformen dienen dem beruflichen Austausch, sodass die dort veröffentlichten Informationen grundsätzlich berücksichtigt werden können. Da diese Daten jedoch nicht unmittelbar im Bewerbungsverfahren von Bewerbenden selbst bereitgestellt wurden, besteht nach Art. 14 DSGVO eine Informationspflicht des Arbeitgebers über deren Erhebung.

Wie lange darf der Arbeitgeber die personenbezogenen Daten seiner Bewerber speichern?

Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) sind Bewerberdaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu löschen, sofern keine Einwilligung in eine längere Speicherung vorliegt. Zur Abwehr möglicher Ansprüche nach dem AGG ist eine Aufbewahrung für bis zu sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens zulässig.

Welche personenbezogenen Daten dürfen innerhalb des Arbeitsverhältnisses erhoben werden?

Während des bestehenden Arbeitsverhältnisses dürfen personenbezogene Daten verarbeitet werden, soweit dies zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Hierzu gehören insbesondere Abrechnungs- und Sozialdaten wie Bankverbindung, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer sowie Angaben zur Krankenkasse.

Ebenso zulässig sind Daten zur Wahrnehmung arbeitgeberseitiger Rechte, etwa zu Arbeitszeiten, Urlaubs- und Fehlzeiten sowie Arbeitsunfähigkeitszeiten, wobei bei Letzteren lediglich der Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit, nicht jedoch Diagnosen, verarbeitet werden dürfen. Die Erhebung darüberhinausgehender Daten ist nur im Einzelfall und bei zwingender Erforderlichkeit erlaubt.

Wie lange dürfen personenbezogene Daten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden?

Nach dem Ende eines Arbeitsverhältnisses dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie dies zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Abwehr möglicher Rechtsansprüche erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Dateien aus den Personalakten sind je nach Dokumentart bis zu 10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsvertrages aufzubewahren, müssen anschließend aber vollständig und unwiderruflich gelöscht und vernichtet werden.