Verarbeitung von Visitenkarten

Vistenkarten sind dazu da, ausgetauscht zu werden und Kontakt zu halten. Dennoch müssen auch hier die Vorschriften der DSGVO eingehalten werden.

In der Datenschutzgrundverordnung gilt der Grundsatz der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung nach Art. 5 Abs. 1 lit. a DSGVO. Systematisch hat sich der Gesetzgeber für ein generelles Verbot mit Erlaubnisvorbehalt entschieden. Danach muss jede Verarbeitung personenbezogener Daten auf eine gesetzliche Grundlage oder eine Einwilligung gestützt werden. Das gilt auch für die Annahme und Verarbeitung von erhaltenen Visitenkarten, sofern sie personenbezogene Daten enthalten und systematisch angelegt werden.  

Das daraus resultierende Problem ist weniger der Rechtfertigung der Verarbeitung. Diese erfolgt über den gesetzlichen Erlaubnistatbestand des berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO, wobei bereits das Verkehren in Geschäftskreisen und die Freiwilligkeit der Weitergabe von Visitenkarten ein überwiegendes Interesse begründen. Vielmehr stellt sich die Einhaltung der Pflichten aus Art. 13 DSGVO als problematisch dar. Hiernach muss die betroffene Person, das ist derjenige, dessen personenbezogene Daten aus der Visitenkarte hervorgehen über die Verarbeitung seiner Daten informiert werden. Ausgehend von Art. 13 DSGVO müsste dies bereits mit Erhebung, also vor der Entgegennahme der Visitenkarte geschehen. Da es jedoch unzumutbar ist, zu jeder Zeit einen Datenschutzhinweis (auf einer Messe z.B. in Papierform) vorzuhalten, sieht § 32 Abs. 3 BDSG-neu eine Frist von 2 Wochen vor, innerhalb der die Information erfolgen muss. Es bietet sich an, im Rahmen der vorgegeben Zeitraums den Kontakt mit der Person aufzunehmen und dabei die Informationspflicht durch das Anhängen eines geeigneten Datenschutzhinweises als z.B. einer Anlage zu einer E-Mail zu erfüllen.  

Alle unsere Mandanten erhalten über die Datenschutz-Plattform den entsprechenden Datenschutzhinweis mit Formulierungsvorschlag für die E-Mail selbst. Sollten Sie weitere Fragen zur Verarbeitung von Visitenkarten haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.