Sicherer Umgang mit E-Mails: Was man nicht per E-Mail versenden sollte

E-Mails sind aus dem beruflichen Alltag nicht mehr wegzudenken. Doch viele unterschätzen die Risiken, die mit dem Versenden sensibler Informationen einhergehen. Insbesondere der Versand von sensiblen personenbezogenen Daten gemäß Art. 9 DSGVO kann erhebliche Datenschutzverstöße nach sich ziehen.

Diese Inhalte gehören nicht in E-Mails

Sensible personenbezogene Daten gemäß Art. 9 DSGVO umfassen unter anderem Informationen über ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische und biometrische Daten, Gesundheitsdaten sowie Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.

Der Versand solcher Daten per unverschlüsselter E-Mail ist äußerst riskant. E-Mails können auf ihrem Weg durch das Internet abgefangen oder von Unbefugten eingesehen werden. Selbst bei internen E-Mails besteht die Gefahr, dass sie versehentlich an falsche Empfänger gehen.

Neben sensiblen Daten sollten auch Passwörter, vertrauliche Geschäftsunterlagen und personenbezogene Daten von Kunden oder Mitarbeitenden nicht ungeschützt per E-Mail verschickt werden. Im Falle eines Datenschutzverstoßes drohen nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern auch ein Vertrauensverlust bei Kunden und Partnern.

Stattdessen ist es zu empfehlen, sichere Kommunikationswege zu nutzen. Dazu gehören verschlüsselte E-Mails, gesicherte Filesharing-Dienste oder spezielle Plattformen für den Datenaustausch. Wichtig ist auch, stets die Notwendigkeit des Datentransfers zu prüfen und Daten nur dann zu versenden, wenn es unvermeidbar ist.

Fazit: Compliance gewährleisten

Der verantwortungsbewusste Umgang mit E-Mails ist essenziell, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden. Sensible personenbezogene Daten gemäß Art. 9 DSGVO sollten niemals ungeschützt per E-Mail versendet werden. Risiken lassen sich deutlich minimieren, wenn wir sichere Kommunikationswege nutzen und bewusst den Datenbedarf prüfen.