Ihre neuen Datenschutzbeauftragten

Im Rahmen der Erfüllung der gesetzlichen Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, erhalten Sie von uns einen zertifizierten Datenschutzbeauftragten als zentralen Ansprechpartner für Ihr Unternehmen. Dieser ist direkter Kontakt bei Fragen und neu aufkommenden Themen, der Sie langfristig begleitet und die jeweiligen Anforderungen und Besonderheiten Ihres Unternehmens somit bereits kennt.

Wir unterstützen Sie bei der Meldung Ihres Datenschutzbeauftragten bei der für Sie zuständigen Landesbehörde für Datenschutzaufsicht und beantworten Datenschutz-Anfragen durch Kunden, Mitarbeiter und Aufsichtsbehörden.

Im Rahmen unseres Datenschutz-Audits identifizieren wir gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern potentielle Risiken im Datenschutz durch individuelle Experten-Interviews.

Das Datenschutz-Audit führen wir ganz nach Ihrem Bedürfnis telefonisch oder vor Ort an Ihrem Unternehmensstandort durch. Um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen, erhalten alle Projektteilnehmer im Vorfeld einen konkreten Ablaufplan, die Interview-Fragen und eine Einladung zu unserem Online-Kurs „Grundlagen der EU-Datenschutz-Grundverordnung“. Die Ergebnisse der Datenschutz-Interviews werden dokumentiert und in einem Datenschutzbericht zusammengefasst. Diesen Datenschutzbericht erhalten Sie in elektronischer Form über Ihre persönliche Datenschutz-Plattform und innerhalb Ihres Datenschutz-Konzepts als DIN A4 Ringordner.

Um eine auf die Anforderungen Ihrer Webseite(n) zugeschnittene Datenschutzerklärung zu erstellen, erhalten Sie über unsere Datenschutz-Plattform einen detaillierten Fragebogen. Nachdem Sie die erforderlichen Angaben gemacht haben, werden unsere Datenschutz-Experten den ausgefüllten Fragebogen sichten und ggf. mit Ihnen gemeinsam noch offene Fragen klären, um eine Datenschutzerklärung (Deutsch/Englisch) zu erstellen, die auf die Bedürfnisse Ihrer Webseite zugeschnitten ist.

Dabei empfehlen wir immer auch die Kontaktinformationen der WS Datenschutz GmbH in die Datenschutzerklärung aufzunehmen, um Kunden, Kooperationspartnern und Aufsichtsbehörden die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten und die damit verbundene Würdigung des Themas Datenschutz in Ihrem Unternehmen zu verdeutlichen.

Sofern in Ihrem Unternehmen Verarbeitungstätigkeiten stattfinden, durch welche voraussichtlich ein erhöhtes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen entstehen, ist die Durchführung einer Datenschutz-Folgeabschätzung gem. Art. 35 DSGVO gesetzlich vorgeschrieben. Unsere Berater unterstützen Sie dabei mit unseren Erfahrungen aus bisherigen Projekten und entsprechenden Vorlagen sowie Software-Lösungen. Die von uns verwendete Software-Lösung bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, um eine einfache Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen zu ermöglichen. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung wird so Schritt für Schritt klar und nachvollziehbar erarbeitet. Verschiedene Visualisierungstools bieten zudem die Möglichkeit, bestehende Risiken schnell und sicher zu identifizieren.

Das Erstellen und Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten ist gem. Art. 30 DSGVO gesetzliche Pflicht. Wir stellen Ihnen über Ihre persönliche Datenschutz-Plattform die entsprechenden Vorlagen, Erläuterungen und Ausfüllhilfen zur Verfügung und stehen Ihnen vor Ort, telefonisch oder per E-Mail beratend zur Seite.

Sollte Ihr Unternehmen durch Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten lassen (z.B. durch Ihren Hosting-Anbieter) muss gem. Art. 28 DSGVO sichergestellt werden, dass Ihr Unternehmen Verträge über die Auftragsverarbeitung mit diesem Anbieter abgeschlossen hat und dieser hinreichende geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit durchführt. Wir bahnen diese AV-Verträge für Sie an, prüfen diese inhaltlich und geben Ihnen ein entsprechendes Feedback in Form einer von uns für Sie ausgefüllten Checkliste, damit Sie die richtigen Verträge unterzeichnen können.

Datenpannen können nie gänzlich ausgeschlossen werden. Ob durch Hackerangriffe, ehemalige Mitarbeiter oder pure Unaufmerksamkeit, wenn personenbezogene Daten unberechtigten Dritten zugänglich werden, ist schnelles und richtiges handeln essenziell.

Wir unterstützen Sie im Fall der Fälle bei der Dokumentation der Ursache, weshalb die getroffenen Maßnahmen nicht wirksam waren und unterstützen Sie dabei Prozesse aufzusetzen, die eine Wiederholung vermeiden sollen. Außerdem werden unsere Berater Sie dabei unterstützen festzustellen, ob die Datenpanne an die Aufsichtsbehörde gemeldet werden muss und wie diese Meldung im Fall der Fälle ordnungsgemäß durchgeführt wird.

Alle Mitarbeiter, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen mindestens einmal jährlich zum Datenschutz am Arbeitsplatz geschult werden. Unser Online-Schulungscenter bietet Ihnen eine effiziente Möglichkeit, dieser Pflicht nachzukommen.

Unser Online-Schulungscenter bietet Ihnen den Vorteil, dass keine umständlichen Sammeltermine organisiert werden müssen, sondern jeder Mitarbeiter eigenständig entscheiden kann, wann er sich 30 Minuten Zeit nehmen kann, um an der Online-Schulung (Deutsch/Englisch) teilzunehmen. Jeder erfolgreiche Teilnehmer erhält selbstverständlich ein individuelles Zertifikat, dass wir für Sie dokumentieren und zum Abruf bereithalten.

Neben der allgemeinen Schulung zum Datenschutz am Arbeitsplatz, können Sie Ihre Mitarbeiter auch bereichsspezifisch (z.B. Datenschutz in der Personalabteilung, Datenschutz in der IT-Entwicklung) sensibilisieren. Auch andere Themen, wie etwa der Arbeitsschutz am Bildschirmarbeitsplatz stehen Ihnen als Schulungsmodule zur Verfügung. Sofern Sie uns zu Ihrem Datenschutzbeauftragten benannt haben, sind die Online-Schulungen der Mitarbeiter selbstverständlich kostenneutral.

Auch die datenschutzrechtliche Verpflichtung Ihrer Mitarbeiter auf die Vertraulichkeit muss mindestens einmal jährlich durchgeführt werden. Sie können die Mitarbeiter, die an unserer Online-Schulung zum Datenschutz am Arbeitsplatz teilnehmen direkt im Anschluss auch elektronisch auf die Vertraulichkeit verpflichten lassen.

Die elektronische Verpflichtung wird zertifiziert und steht Ihnen zum Abruf bereit.

Als Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, müssen Sie gem. Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen durchführen. Als Ihre Datenschutzbeauftragten unternehmen wir die hierfür erforderlichen Schritte und stellen Ihnen einen Tätigkeitsnachweis für jedes Kalenderjahr aus.

Sobald Sie unsere für Sie erstellte Datenschutzerklärung auf Ihrer Webseite zum Abruf bereitstellen und die erforderlichen Maßnahmen zur Datensicherheit umgesetzt worden sind, erhalten Sie unser Datenschutzsiegel. So ist für Ihre Kunden, Kooperationspartner und Aufsichtsbehörden erkennbar das Sie sich dem Thema Datenschutz mit der notwendigen Sorgfalt gewidmet haben.

Ihre Datenschutz-Dokumentation halten wir für Sie zentral auf Ihrer Datenschutz-Plattform vor, um so gemeinsam in Echtzeit an den entsprechenden Unterlagen arbeiten und Projektziele definieren zu können.

Zusätzlich erhalten Sie unser Datenschutz-Konzept auch in Form eines DIN A4 Ringordners der unsere Tätigkeiten zusammenfasst und auf diese Weise auch einen Zugriff auf Ihre Datenschutzorganisation in Papierform erlaubt (z.B. für neue Mitarbeiter der Compliance-Abteilung, die Aufsichtsbehörde).