Datenschutzerklärung in einfacher Sprache

Jeder muss verstehen, wie und auf welche Art seine Daten verarbeitet werden. Art. 12 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sieht hierfür Regeln für Transparenz und Aufklärung vor. Welche das sind und was Sie hierzu beachten haben, möchten wir Ihnen nachfolgend erläutern. 

Inhalt und Hintergrund des Art. 12 DSGVO 

Datenschutzhinweise dienen als eine Art Brücke zwischen dem Verantwortlichen und der von der Datenverarbeitung betroffenen Person. In ihnen informiert der Verantwortliche über den Umfang und die einschlägige Rechtsgrundlage eines Datenverarbeitungsvorgangs sowie über die Datenspeicherung und den Rechten, die der betroffenen Person gegen diese Verarbeitung zustehen. Er kommt damit seinen Informationspflichten gemäß Art. 13, 14 DSGVO nach. 

Oftmals führen jedoch sehr umfangreiche und mitunter komplexe Ausführungen zu jeder einzelnen Verarbeitungstätigkeit zu langen und möglicherweise undurchsichtigen Dokumenten. Der gute Wille nach juristischer Korrektheit steht der Transparenz solcher Dokumente mitunter im Weg. Denn die Informationspflichten gemäß Art. 13, 14 DSGVO sind zwar formal erfüllt worden, die betroffene Person kann die gegebenen Informationen aber gegebenenfalls nicht verstehen. 

Zur Veranschaulichung kann die Datenschutzerklärung einer Webseite als Beispiel dienen: Eine Datenschutzerklärung ist auch ein Datenschutzhinweis im Sinne des Art. 13 DSGVO. In dieser klärt der Verantwortliche die Webseitenbesucher über die Datenverarbeitungsvorgänge auf. 

Gerade wenn sich das Webseitenangebot auch an Kinder und Jugendliche oder an andere Personen mit besonderen Merkmalen richtet, kann nicht immer angenommen werden, dass alle Informationen zum Datenschutz vollständig verstanden werden, ohne dass die Datenschutzerklärung an die entsprechenden Bedürfnisse angepasst wird.  

Worauf sollte der Verantwortliche achten? 

Ausschlaggebend für eine transparente und verständliche Information zum Datenschutz ist die Zielgruppe des Verantwortlichen. Es muss folglich seitens des Verantwortlichen eine Einschätzung darüber getroffen werden, wer Adressat der Leistungen auf der Webseite ist und was für diesen Adressaten als „verständlich“ gilt.  

Besonderes Augenmerk ist darauf zu legen, ob schutzbedürftige Personen, wie z.B. Kinder, von der Datenverarbeitung betroffen sind. Da davon auszugehen ist, dass diese sich der Datenverarbeitung und ihrer Rechte weniger bewusst sind, muss eine in der Wortwahl passende Sprache gefunden werden. Lange Schachtelsätze und Fachvokabular sollten Sie vermeiden. Leichter zugänglich sind hingegen kurze Sätze, gebräuchliche Wörter und ein klar strukturierter Aufbau. Zusätzlich können Piktogramme oder Animationen komplexe Zusammenhänge veranschaulichen und damit zu einer größeren Transparenz beitragen. 

Zusammenfassend sollten Sie die folgenden Punkte bei der Erstellung von Datenschutzhinweisen beachten, um den Maßgaben des Art. 12 DSGVO zu entsprechen: 

• gebräuchliche Wörter: Vermeiden Sie Fachvokabular. 
• kurze Sätze: Verzichten Sie auf lange Schachtelsätze. 
• übersichtliche und ansprechende Darstellung: Ordnen Sie die Datenverarbeitungsvorgänge thematisch nach einem festgelegten Schema. Unterstützen Sie das Geschriebene ggf. durch das Einbinden von Piktogrammen oder Animationen. 
• Adressatensprache wählen: Berücksichtigen Sie, ob sich Ihr Webseitenangebot auch an Personen aus dem nicht-deutschsprachigen Ausland richtet, und stellen Sie für diesen Fall auch eine anderssprachige Datenschutzerklärung zur Verfügung. 

• Adressatenkreis beachten: Formulieren Sie die Datenschutzerklärung so, dass Sie für die Personen, die Sie über Ihr Webseitenangebot ansprechen, leicht verständlich ist. Achten Sie hier insbesondere auf besonders schützenswerte Personen. 
• Aktualität: Halten Sie Ihre Datenschutzerklärung stets auf dem aktuellen Stand. Sofern Dienstleister gewechselt werden oder neue Möglichkeiten auf der Webseite eingebunden werden, passen Sie Ihre Datenschutzerklärung gleichzeitig an. 

Was droht bei Nichtbeachtung? 

Alle technischen Details zur Webseite in eine zugängliche Sprache zu gießen, stellt für viele Unternehmen und Ihren Datenschutzbeauftragten einen bedeutenden Aufwand dar. Doch dieser Aufwand lohnt sich.  

Denn wer nachweislich die Vorschriften des Art. 12 DSGVO ignoriert, muss mit Abmahnungen oder Bußgelder der Behörde rechnen. Bußgelder, können nach den Maßgaben der DSGVO bis zu 4 % des Jahresumsatzes des Unternehmens betragen.  

Wie wichtig die Umsetzung ist, hat sich kürzlich in den Niederlanden gezeigt: Aufgrund einer fehlenden Übersetzung von Datenschutzhinweisen hat die niederländische Aufsichtsbehörde gegen den besonders bei Kindern und Jugendlichen beliebten Onlinedienst TikTok ein Bußgeld verhängt. Begründet wurde das Bußgeld durch eine nicht hinreichende Beachtung des Art. 12 Abs. 1 DSGVO.  

Fazit 

Um Ihren datenschutzrechtlichen Pflichten nach Art. 12 DSGVO, aber vor allem Ihren Webseitenbesuchern, gerecht zu werden, sollte Ihre Datenschutzerklärung an Ihre Adressaten angepasst sein. Denn die Datenschutzerklärung dient als Sprachrohr zwischen Ihnen als Verantwortlichen und Ihren Webseitenbesucher. Um auf Nummer sicher zu gehen, können Sie etwa eine detaillierte Datenschutzerklärung und zusätzlich eine leicht abgespeckte Version in einfacher Sprache vorhalten. 

Auch wir als WS Datenschutz GmbH arbeiten stetig daran unseren Datenschutzerklärung zu verbessern und stellen auch gern für Sie die bestmögliche Version für Ihre Webseitenbesucher bereit. Derzeit erarbeiten wir eine Datenschutzerklärung in einfacher Sprache, die besonders schutzbedürftige Personen ansprechen soll. Wenn Sie Interesse haben oder Unterstützung bei Ihrer Datenschutzerklärung benötigen, kommen Sie jederzeit gern auf uns zu.