Archivraum unter Wasser

Auch wenn die Digitalisierung voranschreitet, geschieht die Datenverarbeitung und -ablage vielfach noch immer einzig in Papierform. Eine unzureichende Sicherung birgt aber große Gefahren. 

Anfällige Aktenaufbewahrung und datenschutzrechtliche Einordnung 

Besonders in der öffentlichen Verwaltung sind große Aktensammlungen üblich, teils historisch gewachsen, teils aufgrund noch nicht implementierter elektronischer Prozesse.  Der Bruch einer Wasserleitung setzte am 14.07.2019 etwa den Archiven von Jugendamt und Standesamt im Bezirk Neukölln schwer zu: Durch annähernd kniehohes Wasser wurden zahlreiche Akten teilweise komplett unbrauchbar. Ein digitales Backup gibt es lediglich für einige wenige der etwa 10.000 betroffenen Datensätze, viele Formulare sind gar unwiederbringlich verloren gegangen. Dieser Verlust von Akten ist nicht nur ärgerlich in Bezug auf Vollständigkeit und historische Genauigkeit des Archives, sondern offenbart auch eine datenschutzrechtliche Dimension: 

Denn während gemäß BDSG alt noch unterschieden wurde zwischen öffentlichen und nicht-öffentlichen Stellen gilt nunmehr die DSGVO, welche eine solche Differenzierung im Wesentlichen nicht trifft.  Somit müssen auch Behörden bei der Speicherung von personenbezogenen Daten den Grundsatz von Integrität und Vertraulichkeit nach Art. 5 Abs. 2 lit. f) DSGVO einhalten. Einhergehend damit ist es insbesondere verpflichtend, die erhobenen Daten vor unbeabsichtigter oder zufälliger Zerstörung zu schützen. Selbst ein nicht schuldhaft eingetretener Wasserschaden wie im Bezirksamt Neukölln kann somit also einen Datenschutzverstoß begründen, wenn keine angemessenen Maßnahmen zum Schutz ergriffen worden sind. 

Best Practices  

Denn der Risikobasierte Ansatz der DSGVO verlangt, dass gemäß Art. 32 Abs. 2 DSGVO mindestens ein angemessenes Schutzniveau bei der Datensicherung gegeben sein muss. Dieses Schutzniveau bemisst sich nach Art und Umfang der gespeicherten Daten und ist somit immer eine Frage des Einzelfalls. Eine Maßnahme zum Schutz papierbasierter Archive kann etwa das Anfertigen von digitalen Sicherungskopien sein. Dies kann sich aber bisweilen als sehr aufwendig herausstellen und die Leistungsfähigkeit mancher Unternehmen überfordern. Da die DSGVO aber durch Art. 32 Abs. 1 unter Anderem auf den Stand der Technik und die Implementierungskosten abstellt, können ggf. auch andere Schutzmechanismen schon ausreichen: Das für Schäden besonders anfällige unterste Regal nicht weiter zu verwenden, oder direkt die Inanspruchnahme eines externen Dienstleisters zur Verwahrung kämen etwa exemplarisch in Betracht. 

Fazit 

Trotz aller Bemühungen einer weitergehenden Digitalisierung existieren sowohl in der öffentlichen Verwaltung als auch in der Privatwirtschaft weiterhin papierbasierte Archive. Eben solche sind vor dem Hintergrund der DSGVO zwingend mit Maßnahmen zum Schutz auch vor unbeabsichtigter oder zufälliger Vernichtung zu versehen. Führt der Verzicht auf Einrichtung eines angemessenen Schutzniveaus zu einem Vorfall, bei dem Daten zerstört werden, drohen empfindliche Bußgelder. Wie sich zeigt, kann die Herstellung eines angemessenen Schutzniveaus aber durchaus auf verschiedenen Wegen erreicht werden. Bei Rückfragen zur sicheren Archivierung – analog oder digital – helfen wir Ihnen gerne weiter!